Сроки хранения видеозаписей в компании: как выбрать и обосновать

Единого закона, обязывающего все компании хранить видео строго 30 или 60 дней, не существует (за исключением отдельных категорий объектов и отраслей). Срок определяется целью записи: записи подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или при утрате необходимости, если иной срок хранения не установлен федеральным законом, договором или внутренними обязанностями по расследованию/защите прав. Обычно компании выбирают цикл в 14–30 дней для общего архива и более длительное хранение отдельных материалов по инцидентам — до завершения разбирательства и возможного периода предъявления претензий (на практике часто ориентируются на общий срок исковой давности 3 года, но он не является «универсальным сроком хранения» и зависит от конкретной ситуации).

Важно: сроки хранения «не придумывает поставщик оборудования» и не устанавливаем «мы как интегратор». Они определяются законами, отраслевыми нормами, положениями ведомств, а также локальными актами организации (политика обработки данных, положение о видеофиксации/ПВР, регламент доступа). Наша задача — помочь вам правильно выбрать и обосновать срок и оформить процесс так, чтобы он выдерживал вопросы службы безопасности, юристов и проверяющих.

Вопрос «сколько хранить видео» почти всегда начинается с техники: сервер, диски, облако, объём. Но на практике он решается не терабайтами, а логикой: зачем вы записываете, кто имеет доступ, когда запись становится доказательством и когда её нужно удалить.

Запись в компании обычно ведётся для одной из четырёх целей:

1. Безопасность объекта и предотвращение инцидентов.
2. Разбор претензий (клиенты, подрядчики, сотрудники).
3. Контроль качества (склад, логистика, производство).
4. Выполнение отраслевых норм (если они есть).

Важная фишка: хранить «на всякий случай и навсегда» — юридическая ловушка. Согласно ст. 5 ФЗ «О персональных данных», хранение должно длиться не дольше, чем того требуют цели обработки если иной срок не установлен федеральным законом. Как только цель выполнена, данные подлежат уничтожению либо обезличиванию в установленном порядке.

Для обычного офиса или магазина — нет. Вы сами определяете разумный срок в локальных актах. Однако есть отрасли и объекты, где встречаются фиксированные минимальные сроки, установленные нормативными актами:

• Транспортная безопасность: здесь часто встречается требование хранить данные не менее 30 суток (согласно Постановлениям Правительства РФ по транспортной безопасности).
• Критическая инфраструктура: сроки хранения могут быть повышенными и определяются отраслевыми и/или ведомственными требованиями применительно к конкретному объекту.

Перед тем как настраивать циклическую перезапись, проверьте: не попадает ли ваш объект под категорию, где срок задан государством или внутренними ведомственными документами.

Ниже — рабочий алгоритм, который закроет вопросы и IT-отдела, и юристов.

Шаг 1. Разделите архив на два слоя

• Оперативный архив: «повседневка» (например, 14 дней). Нужен, чтобы быстро глянуть, кто оставил открытой дверь.
• Доказательный архив: записи конкретных инцидентов. Они выгружаются отдельно и хранятся до завершения разбирательства/проверки и в пределах разумного срока возможных претензий, с учётом применимых норм и локальных процедур.

Шаг 2. Определите «окно обнаружения»

Через сколько дней к вам обычно приходят с претензией?

• Розница/офис: 3–14 дней.
• Склад/логистика: 7–30 дней (пока товар едет до клиента и принимается).
• Режимные объекты: от 30 дней (или больше – если требуется нормативно).

Шаг 3. Зафиксируйте срок в Положении

Вместо размытых фраз используйте формулировку:

«Записи хранятся N суток для целей обеспечения безопасности. По истечении срока записи удаляются автоматически (либо уничтожаются/обезличиваются), если они не были отобраны в доказательный архив в связи с зафиксированным инцидентом и отсутствуют иные законные основания хранения».

Мало просто хранить файлы. Нужно доказать, что их не подделали и не смотрел «кто попало».

Доступы и терминалы

Минимум, который стоит внедрить:

• Разграничение ролей (просмотр без права выгрузки).
• Журнал действий (кто и когда заходил в архив).

Именно поэтому профессиональные системы уходят от «флешек» к автоматизации. Например, в сфере мобильного контроля персональный видеорегистратор RIXET-27 после смены просто ставится в терминал зарядки и архивирования. Система может выполнять защищённую выгрузку данных и журналирование операций, а также, по настроенному регламенту и правам доступа, выполнять очистку памяти устройства после подтверждения успешной выгрузки. Это снижает человеческий фактор и повышает управляемость архива.

Помните, что видео — это файл, а «Акт о нарушении» — это документ. Согласно перечню Росархива, управленческие документы имеют свои сроки хранения, которые зависят от вида документа. Если видеозапись включена в материалы служебной проверки/акта/дела, хранение обычно организуют в составе материалов, а срок хранения определяют по правилам хранения соответствующих документов.

Быстрый чек-лист для проверки

1. Цель: Прописана ли она в приказе?
2. Доступ: Есть ли пароли и логирование?
3. Автоматизация: Удаляются ли старые записи сами?
4. Железо: Хватит ли мощностей терминала станции зарядки и архивирования для обработки потока данных?
5. Отраслевые нормы: Нет ли у вас спецтребований на 30+ дней?

Нужна помощь в настройке регламентов или подборе оборудования?

Мы поможем «упаковать» процесс хранения правильно: от разработки локальных актов до поставки готовых решений. Подберем комплекты (нагрудные видеорегистраторы и терминалы RIXET) под ваши задачи, чтобы архив был защищен, а закон — соблюден.

Дисклеймер: материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Конкретные сроки хранения и порядок доступа определяются применимыми нормами, отраслевыми требованиями и локальными актами организации.